powrót

Wczytywanie faktur zakupu z innego systemu


Program Small Business pozwala na wczytywanie faktury zakupu pochodzącej z innego systemu w postaci pliku tekstowego.

Nie trzeba mówić jak bardzo przyspiesza to pracę w przypadku gdy dokonujemy dużych zakupów u jednego dostawcy (hurtowni), skąd otrzymujemy fakturę zawierającą dziesiątki/setki pozycji.

Część dostawców/hurtowni oferuje swoim klientom możliwość otrzymania faktury w formie elektronicznej. Zapisane są one najczęściej w pliku tekstowym o charakterystycznej budowie.

Mogą tu wystąpić trzy sytuacje:

  1. Program umożliwia wczytanie pliku z danego systemu,
  2. Program umożliwia wczytanie pliku po wgraniu wtyczki konwertującej,
  3. Dostosowanie budowy pliku generowanego przez system dostawcy do wymogów programu Small Business.

1. Wczytanie pliku z hurtowni

Do wczytania faktury zakupu zapisanej w postaci pliku służy opcja:

Tabele-> Zakup -> Faktury zakupu -> F12 Wczytaj fakturę

Powyższe okno zawiera listę akceptowanych formatów faktur.
Przed wczytaniem pliku należy ustalić parametry zawarte w oknie: Konfiguracja (klawisz F3).
Zamykamy okno konfiguracji importu i po naciśnięciu klawisza F12, określamy lokalizację oraz nazwę pliku. Następnie potwierdzamy dane kontrahenta wyszukanego przez program.

Po wczytaniu pliku pozostaje nam tylko zaakceptować listę zaimportowanych towarów lub uzupełnić brakujące dane w przypadku pojawienia się nowych towarów.


2. Wtyczki konwertujące

Do listy akceptowanych typów faktur można dodać kolejne formaty poprzez doinstalowanie w programie odpowiednich plików konwertujących.

Poniżej dostępne są pliki umożliwiające wczytanie faktur z kolejnych systemów. Pobrany plik należy skopiować do katalogu, w którym jest zainstalowany Small Business (np.: c:\SB4).

pliki konwertujące:
Acion S.A.
BaćPol
BOS
Canpol
CDN XL 
DLS 
Else
E-Hurt
Hart motoryzacja
Hasta dodatkowe pliki: hasta.bat, dfaktura.exe
INCOM
Intercars
Kamsoft (apteki)
Kamsoft wersja 2
Leader Price
Makro Cash and Carry
PC Biznes
PC Biznes PRO
PGF SA
PSI
RUCH SA prasa
RUCH SA (inne towary)
Selgros
Skoczów (Społem)
Slawex
Subiekt GT
Sydo
Sygel-Jol
Symfonia Handel
Tabakiera
WfMag dbf
WfMag win


Uwaga!
Aby pobrać plik należy kliknąć na nim prawym klawiszem myszy i wybrać:
Zapisz element docelowy jako...


Po wgraniu pliku konwertującego należy postępować wg opisu w pkt. 1.

Posiadając fakturę elektroniczną z hurtowni innej niż w/w, można przesłać ją na nasz adres w celu dorobienia odpowiedniego konwertera.



3. Budowa pliku zawierającego fakturę


W przypadku gdy system dostawcy umożliwia zdefiniowanie formatu w jakim będzie zapisywana faktura można posłużyć się poniższym opisem, aby taki plik stworzyć.

Powinien być on zapisany w trybie tekstowym o dowolnej nazwie i rozszerzeniu.
Budowę takiego pliku przedstawia poniższy przykład.

budowa pliku z fakturą



Plik rozpoczyna sekcja nagłówka. Zawarte są w niej pola opisane poniżej.

Sekcja nagłówka [Naglowek]
NIP= numer NIP-u kontrahenta - wystawiającego fakturę
Nr= numer faktury
DataWyst= data wystawienia dokumentu (rr.mm.dd)
DataSprzed= data sprzedaży (rr.mm.dd)
Platnosc= rodzaj płatności (brane pod uwagę są pierwsze trzy litery np. got, prz, cze)
Termin= termin płatności (ilość dni)



Następnie znajdują się dane kolejnych pozycji z faktury. Każda z nich zaczyna się od ciągu znaków: [PozX], gdzie X oznacza kolejny numer na fakturze.

Sekcja danych [PozX]
Nazwa= nazwa towaru
Symbol= symbol towaru (kod kreskowy)
Jm= jednostka miary
Ilosc= ilosc towaru
CenaNetto= cena netto towaru
Vat= stawka podatku VAT (22, 7, 0, 3 lub ZW)



Plik w takiej formie nadaje się do tego, aby go wczytać do programu. Należy to zrobić wg opisu w pkt. 1.

Z listy dostępnych importów wskazujemy: Import Small Business

Copyright © 2007 by Symplex do góry