powrót

Mając na uwadze, nasze wieloletnie doświadczenie, udostępniamy Państwu szczegółowy opis wykonania inwentaryzacji w firmie. Coroczne pytania i telefony związane z obowiązkiem wykonania rocznego remanentu skłoniły nas do napisania kilku słów na ten temat. Oczywiście w każdej firmie może być inna specyfika inwentaryzacji, więc i operacje mogą się nieznacznie różnić od opisywanych. Osoba obsługująca system, czytając dostępne funkcje dobierze na pewno coś dla swojej firmy.
Inwentaryzacja (inaczej remanent) polega na policzeniu towarów w przedsiębiorstwie. Następnie policzone stany magazynowe towarów są wprowadzane do programu (podczas ręcznej edycji protokołu różnic lub przy pomocy inwentaryzatora), uwieńczeniem naszej pracy jest automatyczne porównanie ze stanami towarów prowadzonych przez program i wprowadzenie korekt.


Podstawowymi czynnościami wykonywanymi podczas inwentaryzacji są:
1. Pobranie aktualnych stanów magazynowych.
2. Wydruk spisu z natury dla komisji inwentaryzacyjnej.
3. Wprowadzenie ilości spisanych przez komisję do programu.
4. Aktualizacja stanów magazynowych.
5. Wydruk remanentu.


PRZED ROZPOCZĘCIEM INWENTARYZACJI NALEŻY KONIECZNIE SPRAWDZIĆ NASTĘPUJĄCE RZECZY:

1. Czy zostały odczytane kasy fiskalne a sprzedaż jest odpisana z magazynu?
2. Czy zostały wprowadzone wszystkie dokumenty zakupu oraz sprzedaży?
3. Czy nie ma w programie nie odpisanych dokumentów?


Wszystkie powyższe przypadki powodują rozbieżności ilościowo-wartościowe, które należy później wyjaśniać dużym nakładem czasu i sił. Sprawdzenie powyższych punktów przed rozpoczęciem remanentu gwarantuje nam poprawność stanów magazynowych.

Rozróżniamy dwa rodzaje inwentaryzacji:
1. Inwentaryzacja ręczna.
2. Inwentaryzacja elektroniczna prowadzona przy pomocy inwentaryzatora.

Podczas prowadzenia inwentaryzacji ręcznej wpisujemy dane uzyskane ze spisu z natury bezpośrednio do komputera, natomiast przy użyciu inwentaryzatora dane zostają przelane prosto z kolektora do tabeli.


Pierwszym krokiem jest wstępne przygotowanie danych do spisu z natury. Wykonujemy to w menu:

W wersjach programu od 4.7, protokół różnic znajduje się w menu:

To właśnie w protokole różnic będziemy wprowadzać dane ilościowe. Tabela zawiera wszystkie potrzebne w inwentaryzacji, dane:

  Nazwę towaru
  Symbol i indeks
  Jednostkę miary
  Stawki VAT
  Ceny zakupu i sprzedaży

Gdy już jesteśmy w tabeli protokołu różnic musimy pobrać dane do inwentaryzacji z zasobów kartotek magazynowych. Wykonujemy to poprzez wciśnięcie klawisza F4 Pobierz stany z magazynu. System zapyta nas, czy faktycznie chcemy wprowadzać NOWĄ inwentaryzację. Jest to dość istotne, ponieważ poprzednia inwentaryzacja może być jeszcze nie zakończona a skorygowane dane nie wprowadzone do magazynu. Pobranie, nowych danych uniemożliwi nam jej dokończenie. Jeżeli jesteśmy pewni, że chcemy tablicę wypełnić bieżącymi danymi wciskamy klawisz N. Otrzymamy następujący wynik.

W tym miejscu musimy podjąć kilka ważnych decyzji:
F2 - wg jakich cen sprzedaży ma być dokonana wycena towaru (pierwszych czy drugich, gdyż ceny zakupu pobierane są z definicji)
F3 - na jaki dzień mają zostać pobrane towary z magazynu. System pobiera dane na koniec dnia, więc robiąc inwentaryzację "na wczoraj" datę wpisujemy także wczorajszą
F4 - zaznaczamy inwentaryzowane magazyny
F5 - w tym dialogu wybieramy interesujące nas grupy towarowe
F6 - w rubryce stan rzeczywisty ustalamy, w jaki sposób mają być traktowane towary pobierane z magazynu. Ustalenie to jest bardzo ważnym krokiem w przypadku prowadzeniu magazynu o dużej ilości towarów, gdzie mogły wystąpić np. duże zmiany ilościowo wartościowe.

Najczęściej zaznacza się opcję "wstępnie wyzeruj". W celu zatwierdzenia wciskamy klawisz F12.

W ten sposób mamy przygotowane dane i możemy rozpocząć wprowadzanie ilości z arkuszy inwentaryzacyjnych. Jak już wcześniej opisywałem, wprowadzanie danych może następować w dwojaki sposób: ręcznie, korzystając z klawisza funkcyjnego F5,

lub za pomocą inwentaryzatora, poprzez wciśnięcie klawisza F7. Po zakończonym wprowadzaniu danych, należy sprawdzić poprawność zapisów (czy nie popełniliśmy jakiegoś błędu) i wprowadzić zmiany do magazynu. Wszystkie pozycje, które zostały przez nas zmienione zostaną automatycznie uaktualnione w magazynie, natomiast pozycje, które według komputera powinny być na stanie magazynowym a faktycznie ich nie ma, zostaną wprowadzone ze stanem 0.

Aby wprowadzić dane do magazynu wciskamy klawisz F6. System zapyta nas, w jaki sposób ma potraktować niezgodności.

Poprzez wciśnięcie klawiszy F2 i F3 wybieramy odpowiadający nam dialog.
Na zakończenie operacji naciskamy klawisz F12. Jakikolwiek brak lub nadmiar danego towaru na magazynie zostanie odnotowany w rubryce nr 9: Różnica między stanami. Istnieją przypadki, gdy musimy pobrać dane do tabeli inwentaryzacji raz jeszcze, a mamy już wprowadzone stany ilościowe (np. została wpisana błędnie data spisu, pominięty któryś z magazynów lub grup towarowych). W takim przypadku należy ponownie wybrać opcję "Pobierz stany z magazynu", a w opcji F6 Stan rzeczywisty należy ustawić znacznik na "Pozostaw bez zmian". Po takiej czynności stany wg komputera zostaną odświeżone, a my możemy powrócić do dalszego wprowadzania danych.


WARTO WIEDZIEĆ!

Podczas wypełnienia tabeli "Protokół różnic" istotne jest ustawienie opcji "Stan rzeczywisty". Opcja ta reguluje wstępne wypełnienie rubryk "Stan rzeczywisty" i "Stan według komputera":

  Ustal wg. komputera - powyższa funkcja stosowana jest w przypadku sporządzania inwentaryzacji cząstkowej, wyrywkowej, a stosowana jest głównie, gdy mamy do skorygowania małą ilość asortymentu w obszernym magazynie. Program w rubryce "Stan rzeczywisty" wpisze tę samą ilość co w rubryce "stan wg komputera". Spowoduje to, iż modyfikacji ulegną tylko te pozycję, którym zmienimy stan. Błędem jest ustawienie tej opcji przy inwentaryzacji na koniec roku.

  Wstępnie wyzeruj - opcja jest przeznaczona dla remanentów masowych (roczne), w których spisujemy cały zapas. Jeżeli wstępnie nie wyzerujemy stanów rzeczywistych, to program zmodyfikuje tylko te towary, w których wystąpi różnica pomiędzy stanem rzeczywistym a komputerowym, natomiast pozycje, w których nie dokonamy żadnych zmian potraktowane zostaną jako nie wymagające modyfikacji. W praktyce dochodzi wówczas do pozostawienia towarów całkowicie nieobecnych w magazynie bez zmian, gdyż osoby z komisji wpisują na arkusz tylko towary odnalezione w magazynie pomijając tym samym pozycje, które są w programie, lecz nie ma ich w rzeczywistości. Wstępne wyzerowanie wszystkich pozycji może nas przed tym uchronić.

  Pozostaw bez zmian - biorąc pod uwagę przypadki stosowania tej opcji, mogę ją nazwać "opcją serwisową". Korzystanie z tego mechanizmu jest zalecane głównie w chwili popełnienia błędu podczas wprowadzania danych. Takimi błędami są: pobranie towarów do remanentu ze złą datą, wykrycie nie wpisanych lub nie odpisanych dokumentów sprzedaży lub zakupu czy też brak odczytu sprzedaży z kas fiskalnych. Przepisanie danych do arkusza przeważnie trwa wiele godzin i rozpoczynanie operacji od nowa w związku z wykryciem np. nie wpisanej faktury zakupu jest trudną decyzją. Natomiast ponowne wypełnienie arkusza z opcją "pozostaw bez zmian" umożliwia odświeżenie stanów wg komputera bez utraty danych wpisanych do rubryki "ilość rzeczywista".

  Odtwórz z kartotek - powyższą funkcję stosujemy, gdy został pobrany nowy protokół różnic, a my tymczasem musimy powrócić do poprzedniego protokołu. W wyniku działania tej opcji program przegląda magazyn wyszukując w kartotekach zapisy z wcześniejszej inwentury. Pamiętajmy jednak, iż przywrócenie danych ze starego protokołu oznacza zastąpienie aktualnie edytowanych danych (skasowanie).


Podczas wprowadzania zmian z inwentaryzacji do magazynu mamy do wyboru kilka opcji. Wiadomo, iż występujące różnice w stanach magazynowych muszą zostać zmienione poprzez precyzyjne odnotowanie w kartotekach towarów zapisów korygujących. Wybranie właściwego trybu naniesienia danych do kartotek może być bardzo ważne. Różne opcje stosuje się w zależności od tego, czy rejestrujemy różnice wynikające z kradzieży, błędów obsługi (pomyłki w sprzedaży), zniszczeń (pożar, powódź), strat naturalnych (więdnięcie warzyw), itp.

Niedobory zredukuj jako
- pomyłki w sprzedaży - program odnotuje brakującą ilość jako rozchód w cenie sprzedaży.
- sprzedaż - identycznie jak w funkcji powyżej.
- strata firmy - różnica zostanie zapisana jako rozchód w cenie zerowej.
- zwrot do dostawcy - w kartotece zapis zostanie zrobiony w polu przychód ze znakiem minusowym w cenie zerowej.


W przypadku redukcji stanów cena zakupu nie odgrywa żadnej roli, gdyż program ustala wartość rozchodu w oparciu o cenę nabycia dostaw, które ulegną redukcji. Różnice sprowadzają się do tego, w której rubryce umieszczony zostanie zapis (w rozchodzie czy też w przychodzie ze znakiem minus) oraz w podaniu ceny sprzedaży lub nie w przypadku umieszczenia zapisu w rubryce rozchód.

Nadwyżki zredukuj jako
- pomyłki w sprzedaży - wartość różnicy zostanie odnotowana w kolumnie rozchód ze znakiem minusowym, a do wyliczeń zostanie wzięta pod uwagę cena zakupu.
- dostawę - różnica odnotowana zostanie w rubryce przychód z jednoczesnym podaniem ceny zakupu (wziętej z protokołu).
- zysk firmy - w tym przypadku różnica zostanie zakwalifikowana jako rozchód ze znakiem ujemnym w cenach sprzedaży
- zwrot od klienta - nadwyżka zostanie zarejestrowana jako rozchód ze znakiem minusowym w cenie zerowej.

Nadwyżki oznaczają po prostu konieczność zwiększenia stanów. Istotną rolę odgrywa tutaj problem naniesienia cen zakupu towaru. Jeżeli tych cen nie naniesiemy, to przy późniejszej sprzedaży takich pozycji program zarejestruje stuprocentowy zysk. Naniesienie cen zakupu oznacza wprowadzenie kosztu do znalezionych pozycji i dość istotnym może być uzasadnienie takiego działania.

Dodatkową opcją zasługującą na szczególną uwagę jest F9 Odśwież kody dodatkowe. Stosowanie tej prostej, lecz bardzo pomocnej funkcji rodzi np. sytuacja odnalezienia nowego towaru i dopisanie jego kodu jako barkodu (kodu dodatkowego), bezpośrednio do magazynu (towar ten jest w magazynie, ale pod innym kodem niż znaleziony). Użycie opcji F9 pozwala na szybkie przeglądnięcie i odświeżenie tablicy kodów oraz uaktualnienie spisu towarów i ich kodów w protokole różnic.

Wielorakie sposoby prowadzenia księgowości, jak również elementy analityczne, wymagają pokazania podsumowania w różnych cenach. Aby pokazać interesujące nas wartości należy użyć klawisza F12 i wybrać najlepszą dla nas opcję.

Pamiętajmy jednak, iż wartości te mają charakter przybliżony.



Zapraszamy do zapoznania się opisem najczęściej spotykanych pytań i problemów.

wersja do druku

Copyright © 2003 by Symplex do góry